国际交流学院（留学生办公室）印章管理制度

第一章 总则

第一条  为使国际交流学院（留学生办公室）(以下简称“学院”)印章管理规范化、制度化，严格用印程序，规范用印行为，提高服务质量和办事效率，特制订本规定。

第二条本制度适用于学院印章的管理和使用。

第三条  本制度所指印章包括上海政法学院国际交流学院（留学生办公室）印章、中共上海政法学院国际交流学院总支部委员会印章、学院领导签名章等具有法律效力的印章。

第二章 印章的适用范围

第四条上海政法学院国际交流学院（留学生办公室）印章:

1．制发公文、公函、通知等；

2．录取名册、录取通知书、留学生签证材料等；

3．学生证、奖学金奖状、优秀毕业生荣誉证书等；

4．学生学籍信息修改、学籍变动审批表、学业变动审批表等；

5．学生在校证明、成绩证明、毕业证明、学员培训证明等；

6．需要上报的报表、材料等；

7．学生成绩总表、毕业生登记表、学士学位申请汇总表等；

8．任课老师聘书、专业指导委员会专家聘书等；

9．其它需要用印的情况。

第五条  中共上海政法学院国际交流学院总支部委员会印章：

适用于以学院党总支名义上报的各类文书文件。

第六条 部门领导签名章:

适用于由学院领导签章的文件、证书、报表等。

第三章印章的管理和使用

第七条  上海政法学院国际交流学院（留学生办公室）印章、中共上海政法学院国际交流学院总支部委员会印章、学院领导签名章等学院办公室专人负责保管。印章的保管使用者要认真负责，坚持原则，并按规定手续用章。专管人员因事外出，须将印章交部门负责人管理。

第八条  任何人不得将印章擅自带离办公室。部门如确因工作需要将印章带出，需提交申请并经分管领导书面批准后方可带出，并按期还给专管人员。印章如有遗失，应及时向院长办公室及保卫部门报告，并查清原因和责任。使用印章必须手续齐备并按规定进行登记，用印留存的材料应定期整理、立卷归档。

第九条  部门党总支（支部）及行政公章，如非业务工作联系，不得对外。

第十条  使用本部门党政公章，须经本部门领导批准，管理出现违规情况，要直接追究公章管理人和部门主要领导人的责任。

第十一条  严禁个人利用单位印章对外签订各类合同、协议。如果使用部门印章对外签订协议和合同，导致法律纠纷、经济损失和学院名誉损害，均要严肃追究签订人的责任。

第十二条  学院领导在校期间，原则上不使用领导签字章，所需签署文件一律送学院领导本人签字。若确需盖领导签字章的，应经领导本人批准。在学院领导出差期间，应由办公室报请领导本人同意，或经领导授权的其他领导在《用印申请单》上签字批准后方可盖法定学院领导签字章。 

第十三条经办人用印时须将《用印申请单》一联交学院办公室印章专管人员收存，并在用印登记本上登记、签字。 

第十四条各部门借用上海政法学院国际交流学院（留学生办公室）印章、中共上海政法学院国际交流学院总支部委员会印章到学院以外用印时，必须由学院办公室印章专管人员随同监印，并于当天下午4：00以前将印章归还。若不能按时归还，经办人员须向学院领导汇报，并同印章专管人员一同时写出简要书面说明，按学院领导批示办理。 

第十五条印别及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。 

第十六条介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。如有特殊情况用印，须经学院领导批准。

第四章使用院级印章的各类程序和要求

第十七条办理使用上海政法学院国际交流学院（留学生办公室）印章、中共上海政法学院国际交流学院总支部委员会印章，须由经办人填写《用印申请单》（见附件），写明用印时间、函件名称、事由及印别等，用印申请单需部门审核批准，经办人签字后用印。 

第十八条  凡以学院名义发出的各类正式党政公文的用章，按《国际交流学院（留学生办公室）印章管理制度》执行。

第十九条  以学院名义发出的新生录取通知书、工作证、毕业（结业、进修）证、聘任证书、学生证等各种证书，均须由有关经手人申请，经部门负责人签字后派专人统一送院长办公室审核并加盖院印；并将名册一份交办公室留存备查或归档。

第二十条  需开具学院证明、介绍信外出联系工作的院内各类人员，须凭所在部门的证明，方可开具院级证明、介绍信等。不得开具空白介绍信或证明。

第二十一条  教职工因私需要学院开具有关证明和个人证明材料需加盖院印的，需送院长（主任）审核、签字后办理。

第二十二条  对外签订协议、合同，须经院长审定，并由领导签字后方可用章。

第二十三条  以学院名义向院外有关部门呈送的各类报表，必须由专人统一送办公室办理用章。

第二十四条  办理各种报建手续须加盖学院印章的，必须经院长审核、批准后，方可用章。

第二十五条  院长签字章对外使用院长名章，须经院长本人批示同意后，方可使用。

第二十六条  院级领导人印章的保管使用，按学院公章的保管使用办法执行。

第二十七条  在使用院级印章时，如遇特殊情况，由院长指定人员负责审批。

本规定由办公室负责解释，自公布之日起执行。

附件：