第一章 总 则
第一条 为加强学校采购招标档案规范化管理，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《上海市政府采购实施办法》和《上海政法学院档案管理办法(修订)》《上海政法学院采购与招标管理实施细则》等有关规定，结合学校实际，制定本细则。
第二条 本细则所称的采购招标档案，是指学校在招标或非招标方式采购活动中，所形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等各种形式的文档资料。
第三条 本细则适用于学校采购招标档案的归集整理、查询利用、依法销毁和监督管理等活动。
第二章 档案归集保存
第四条 采购招标档案是反映招标投标采购活动的重要记录，学校各部门应保证文档资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁采购招标档案，不得拒绝归档。
第五条 采购招标档案应当按《上海政法学院采购招标项目归档材料参考清单》（见附件）要求归集整理，包括采购前期准备文件、采购过程文件、合同文件和履约验收文件等。
（一）采购前期准备文件和采购过程文件由资产与设备管理处（以下简称：资产处）和采购需求部门负责归集整理并存档。
（二）合同文件由学校办公室负责归集，按年度统一报送图书馆（档案馆）整理归档。
（三）履约验收文件由采购需求部门负责归集整理并存档。
第六条 归集整理采购招标档案应符合以下要求：
（一）采购招标档案必须规范完整、内容齐全；
（二）文档中的签名、印章等真实有效；
（三）采购招标档案除本细则另有规定外均应为原件；
（四）电子文档与传统载体文档具有同等效力。采用电子文档方式归档的，应确保电子文档符合国家及上海市相关文件规定，并可正常读取。光盘磁盘U盘等无法装订成册的应在文档目录中统一编号，单独保存。
第七条 采购招标档案，应在双方合同签订之日起三个月内完成已有资料的归集整理工作，并在履约验收完成之日起一个月内将后续资料完成归集保存。跨年度实施的采购项目文档应分批归集，并在最后一次实施年度完成全部资料的归集汇编工作。
第三章 档案管理
第八条 学校所有参与采购招标活动的相关人员，都有责任和义务对采购招标档案进行保护和管理。
第九条 采购招标档案的保存期限，从采购招标档案资料全部归集完成之日起保管期限一般不低于15年；重大项目、社会影响广泛项目的采购招标档案，从资料全部归集完成之日起保管期限不低于30年或永久保存。
第十条 学校各部门应建立健全本部门采购招标档案管理制度，明确管理人员工作职责并建立岗位责任制度，确保采购招标档案标识清晰、保管安全、存放有序、查阅方便。
第四章 档案利用与销毁
第十一条 采购招标档案的利用，是指对以往采购招标活动形成的文档资料的查询、学习阅览、复制和摘录。
第十二条 采购招标档案一般不允许外借。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定履行外借手续。
第十三条 因工作需要，经审批同意查询、阅览、复制和摘录采购招标档案材料的，在使用时不得传播、污损、涂改、转借、抽换档案材料，严禁篡改和损坏原始资料。
第十四条 采购招标档案保管期满后，电子档案永久保存，纸质档案按以下程序予以销毁：
（一）档案管理人员提出销毁清单和销毁意见报本部门，并编制销毁清册，列明拟销毁采购招标档案案卷的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；
（二）各部门按照“三重一大”等内控管理规定形成销毁意见后报资产处初审，同意后报学校采购与招标工作领导小组审议批准；
（三）销毁采购招标档案，档案保管单位应指定两人负责监销。监销人在销毁前，应当按照采购招标档案销毁清册所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章。
第五章 监督检查
第十五条 采购招标档案管理部门应当依法接受纪检监察、审计等部门的监督检查，对检查发现的问题要及时整改。
第十六条 采购招标档案管理部门发现本部门存在采购招标档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除安全隐患。
第十七条 采购招标档案管理部门违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，依照国家、上海市和学校的相关文件依法依规依纪处理。
第六章 附 则
第十八条 本细则由资产处负责解释。
第十九条 本细则经校长办公会议审议通过后，自发布之日起执行。